Microsoft Copilot repose sur une intelligence artificielle générative, c’est-à-dire une IA capable de produire du contenu en réponse aux requêtes des utilisateurs. Intégré aux applications Microsoft 365 telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, Copilot facilite un large éventail de tâches, allant de la rédaction de documents, à l’analyse de données en passant par la gestion des emails et la création de présentations.
Cependant, pour obtenir des résultats pertinents et précis, il est essentiel de maîtriser l’art du prompt. Un prompt bien formulé permet à l’IA de mieux comprendre votre besoin et d’apporter une réponse optimisée.
Les 7 étapes pour rédiger un prompt efficace
Découvrez notre méthode en sept étapes permettant d’améliorer la pertinence des réponses fournies par Copilot.
1. Définir un rôle
Lorsque vous interagissez avec Copilot, il est utile de lui assigner un rôle afin de contextualiser sa réponse. Par exemple, si vous souhaitez qu’il vous aide à élaborer une stratégie marketing, vous pouvez formuler votre requête ainsi :
« Tu es un expert en marketing digital. Aide-moi à élaborer une campagne pour le lancement d’un nouveau produit. »
En précisant un rôle, vous orientez l’IA vers un cadre d’expertise spécifique et améliorez la qualité de sa réponse.
2. Définir le contexte
Le contexte permet de préciser la situation dans laquelle vous utilisez Copilot. Plus l’IA dispose d’informations, plus sa réponse sera pertinente. Par exemple :
« Je dirige une entreprise de e-commerce spécialisée dans les produits bio. Nous lançons un complément alimentaire destiné à améliorer la digestion, et notre audience cible est composée de consommateurs soucieux de leur santé. »
Cette précision permet à Copilot de mieux adapter ses suggestions aux spécificités de votre activité.
3. Fixer un objectif clair
L’objectif de votre requête doit être défini avec précision. Plus il est détaillé, plus Copilot pourra produire une réponse utile. Par exemple :
« L’objectif est d’élaborer une campagne marketing visant à maximiser les ventes au cours des deux premières semaines suivant le lancement du produit. »
Un objectif flou entraînera une réponse générique et peu exploitable.
4. Ajouter des mots-clés pertinents
Les mots-clés jouent un rôle crucial en guidant l’IA dans la production de sa réponse. Dans le cadre de notre exemple, on pourrait inclure :
« Stratégie d’influence, marketing digital, campagnes publicitaires, bien-être, engagement, réseaux sociaux. »
En définissant ces éléments, vous aidez Copilot à structurer son analyse et à orienter ses recommandations.
5. Spécifier des contraintes et des particularités
Si votre demande comporte des limitations spécifiques, il est important de les indiquer. Par exemple :
« Le budget alloué pour la campagne est de 1 000 €. La campagne doit durer deux semaines et être principalement axée sur Instagram et Facebook. »
Ces précisions permettent à Copilot d’adapter ses recommandations en fonction de vos ressources et de vos canaux de communication.
6. Déterminer le ton attendu
Le ton de la réponse doit être adapté à l’audience et au canal de communication utilisé. Vous pouvez, par exemple, demander un ton professionnel et formel pour un rapport, ou un ton plus léger et engageant pour une publication sur les réseaux sociaux.
Exemple :
« Adopte un ton professionnel mais accessible. L’objectif est de capter l’attention des professionnels du secteur tout en restant compréhensible pour un public plus large. »
7. Définir le format de sortie attendu
Enfin, il est essentiel d’indiquer sous quelle forme vous souhaitez recevoir la réponse de Copilot. Cela peut être un texte structuré, un tableau, une liste à puces ou un résumé analytique.
« Présente-moi un plan d’action détaillé sous forme de liste avec les principales étapes, les canaux de diffusion et une estimation des coûts. »
En précisant le format attendu, vous obtenez un livrable directement exploitable.
Bonnes pratiques et points de vigilance
Poursuivre la conversation pour affiner les résultats
Si la première réponse de Copilot ne correspond pas totalement à vos attentes, il est possible de reformuler ou d’affiner votre prompt. Microsoft Copilot est un outil conversationnel : n’hésitez pas à interagir avec lui en ajustant vos requêtes pour obtenir une réponse plus pertinente.
Vérifier les résultats fournis
L’IA générative repose sur des modèles probabilistiques et peut parfois produire des erreurs ou proposer des informations incorrectes. Il est donc indispensable de relire et de vérifier les réponses avant de les exploiter.
Formuler ses requêtes de manière positive
L’IA a parfois du mal à interpréter les instructions négatives. Il est préférable de formuler ses demandes en précisant ce que Copilot doit faire, plutôt que ce qu’il ne doit pas faire.
Exemple :
❌ « Ne rédige pas un texte trop technique. »
✅ « Rédige un texte simple et accessible. »
Gérer efficacement ses conversations
Dans Copilot, il est recommandé d’ouvrir une nouvelle conversation pour chaque sujet. Cela permet d’éviter les confusions et d’obtenir des réponses plus précises.
Les nouveautés de Microsoft Copilot
Microsoft continue d’enrichir Copilot avec de nouvelles fonctionnalités destinées à améliorer l’expérience utilisateur et l’efficacité de l’IA :
- Intégration de GPT-4o : une version plus performante capable de traiter du texte, des images et de l’audio pour une compréhension encore plus fine des requêtes.
- Copilot Studio : un environnement permettant de personnaliser Copilot en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
- Analyse avancée des emails dans Outlook, avec la possibilité de résumer les échanges et de proposer des actions adaptées.
- Gestion des flux de travail avec la création d’agents autonomes, capables d’exécuter des tâches en arrière-plan.
Pourquoi se former à l’utilisation de Copilot ?
Comme tout outil puissant, Copilot nécessite un certain apprentissage pour être utilisé à son plein potentiel. La qualité des réponses qu’il fournit dépend directement de la manière dont les prompts sont rédigés.
Une formation à l’optimisation des prompts peut permettre aux entreprises de gagner du temps, d’améliorer leur productivité et de renforcer la qualité des livrables générés par l’IA.
Quelles sont les modalités d’abonnement ?
Microsoft propose un mois d’essai gratuit pour Microsoft Copilot Pro, vous permettant de découvrir ses fonctionnalités sans engagement initial.
Cependant, si vous souhaitez une licence, Microsoft propose désormais de nouvelles modalités d’abonnement. Vous pouvez choisir entre deux options de facturation pour un engagement annuel : facturation annuelle ou facturation mensuelle (avec un surcoût de 5%).
Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner et vous aider à souscrire à l’abonnement le plus adapté. N’hésitez pas à nous contacter pour faire le point !
Besoin d’un accompagnement pour intégrer Copilot à votre environnement Microsoft 365 ?
Nos experts vous accompagnent dans la mise en place et l’optimisation de Copilot au sein de votre entreprise. De l’installation à la formation des équipes, nous vous aidons à exploiter pleinement les capacités de l’IA pour améliorer votre efficacité au quotidien.
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